Thời gian thực hiện đợt cao điểm từ ngày 04/6 đến ngày 08/6/2026. Trong đợt cao điểm, xã tập trung triển khai quyết liệt các nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tạo lập hồ sơ điện tử; làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn; đồng thời khắc phục tình trạng hồ sơ tồn đọng, chưa được chỉnh lý, chưa được số hóa; nâng cao chất lượng cập nhật dữ liệu trên các hệ thống dùng chung.

Xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm, đợt cao điểm được triển khai theo phương châm “6 rõ”: rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm, rõ thẩm quyền. Hồ sơ, tài liệu số hóa phải bảo đảm đầy đủ thành phần, đúng thể thức, rõ nét, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng. Trong đó, ưu tiên số hóa các hồ sơ có tần suất khai thác cao như hồ sơ thủ tục hành chính, hộ tịch, đất đai, tài chính, giáo dục và chính sách xã hội.

Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của xã cùng lực lượng giáo viên, nhân viên các trường học trên địa bàn đã tập trung rà soát, phân loại tài liệu tồn đọng của 03 xã trước khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính

Mục tiêu của chiến dịch là phấn đấu hoàn thành 100% việc phân loại tài liệu để chỉnh lý, số hóa đối với các hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện; tổ chức rà soát, phân loại tài liệu tồn đọng của 03 xã trước sắp xếp gồm Lương Bằng, Nghĩa Tá và Bình Trung; xác định khối lượng tài liệu cần chỉnh lý theo đơn vị mét giá; phân loại sơ bộ tình trạng tài liệu nhằm phục vụ công tác chỉnh lý và số hóa.

Trong đợt cao điểm này, UBND xã đã lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các cơ quan, đơn vị. Từ ngày 04/6, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của xã cùng lực lượng giáo viên, nhân viên các trường học trên địa bàn đã tập trung rà soát, phân loại tài liệu tồn đọng của 03 xã trước khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính. Đồng thời, tiến hành loại bỏ tài liệu trùng lặp, tài liệu hết giá trị và lập danh mục hồ sơ đủ điều kiện số hóa.

Sau khi hoàn thành công tác rà soát, phân loại, các hồ sơ, tài liệu sẽ được số hóa và chuẩn hóa dữ liệu theo quy định, bảo đảm đồng bộ với các hệ thống dùng chung và cơ sở dữ liệu của tỉnh, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, lưu trữ và phục vụ chuyển đổi số trên địa bàn xã.